Wat is een PMS?

Er wordt vaak gesproken over een reserveringssysteem maar zo’n systeem kan vaak veel meer dan enkel reserveringen verwerken, vandaar de naam Property Management System (PMS). Een PMS is een softwaretoepassing die speciaal ontworpen is voor het beheer en de verhuur van vastgoed en accommodaties. Een PMS wordt veelal gebruikt in de horeca en in de recreatieve sector, denk hierbij aan hotels, resorts, vakantieparken, Airbnb accommodaties, maar bijvoorbeeld ook aan theaters en bioscopen. Niet allen in de horeca wordt een PMS veelvuldig gebruikt, denk hierbij bijvoorbeeld ook aan zaalverhuur of vastgoedbeheer zoals appartementencomplexen, kantoren en in commercieel vastgoed.

Met een PMS beheer je eenvoudig en efficiënt verschillende aspecten van het vastgoedbeheer zoals, het toewijzen van kamers, zalen of ruimtes, het bijhouden van boekingen, inventaris beheer, gast- / klantinformatie, facturatie, rapportage, analyses, en meer. Het kan ook helpen bij het verbeteren van de operationele efficiëntie, het verhogen van de omzet, het verminderen van administratieve lasten, en het bieden van een betere klantervaring. Dit is de reden dat een PMS vaak in het midden van al je bedrijfssystemen wordt geplaatst, integraties en koppelingen met andere managmentsystemen is vrijwel altijd mogelijk.

Er zijn veel verschillende aanbieders in deze markt, welke allemaal beweren het beste product te hebben. Maar is dat zo en hoe kies je nou het pakket dat het beste bij jou past?

5 tips bij het kiezen van een PMS?

Als je opzoek bent naar een nieuw PMS, dan zijn dit mijn vijf tips die je kunnen helpen bij het maken van je keuze.

1. Bepaal de behoeften.

Het is belangrijk om eerst de behoeften te bepalen voordat je een PMS kiest. Denk na over welke functionaliteiten en tools je nodig hebt, hoeveel gebruikers er zullen werken in het systeem, op welke systemen moet het de nieuwe PMS kunnen aansluiten, en alles waarvan jij belangrijk vind dat het systeem dit kan. Onthoud hierbij dat een PMS integreren in je bedrijf geen makkelijke klus is en om deze reden wordt er niet vaak gewisseld tussen aanbieders. Probeer daarom niet alleen je directe behoeften inzichtelijk te maken maar kijk ook naar de toekomst. Ga je bijvoorbeeld in de toekomst uitbreiden of groeien, kies een systeem dat mee kan groeien.

2. Kies een intuïtieve gebruikersinterface.

Een PMS moet gemakkelijk te gebruiken zijn en een intuïtieve gebruikersinterface hebben. Je medewerkers zijn inmiddels experts geworden, daar ze dagelijks vele verschillende apps en sites bezoeken. Zij willen niet werken op een systeem dat op MS-DOS lijkt. Vrijwel alle PMS-aanbieders zijn inmiddels over naar een cloud omgeving, dat wil zeggen dat het niet meer noodzakelijk is om een programma te installeren op een computer maar dat het programma d.m.v. de internetbrowser toegankelijk is. Het voordeel is dat je hierdoor op diverse devices en overal toegang hebt (ook buiten de locatie). Daarnaast is het verwerken van informatie (zoals reserveringen) vaak zeer repetitief werk, het is dus van groot belang dat het systeem snel is en efficiënte oplossingen biedt om zo de werkdruk te verlagen. Ook zal een intuïtieve gebruikersinterface helpen bij het verminderen van de leercurve en het zorgt ervoor dat jij en je medewerkers snel aan de slag kunnen.

3. Check maatwerk mogelijkheden.

Elke organisatie is anders en heeft zijn eigen unieke behoeften als het gaat om het gebruik van systemen en werkprocessen. Zoek naar een PMS welke maatwerkoplossingen biedt zodat je het systeem kan aanpassen op jouw specifieke werkprocessen. Onthoud hierbij dat een PMS nooit helemaal aansluit bij je behoefte en dat kleine aanpassingen in de interne werkprocessen vaak benodigd zijn.

4. Vraag naar de integratiemogelijkheden.

Voor mij één van de doorslaggevende onderdelen van een keuze. Een PMS moet kunnen integreren met andere tools en systemen die je al gebruikt, zoals het revenu systeem, sleutelkaartlezer, boekhouding, communicatiesystemen, e-mail, agenda’s, etc. Er zijn tientallen handige tools die je kan koppelen aan je PMS welke het gebruik ervan optimaliseren. De meeste aanbieders hebben een digitale marktplaats waar ze alle integraties met andere systemen uitlichten, staan de huidige systemen er niet bij dan moet er een koppeling gebouwd worden. Controleer daarom of de PMS-aanbieder voldoende integratiemogelijkheden biedt.

5. Weeg de prijs en de kwaliteit van de support met elkaar af.

Prijzen voor een PMS kunnen variëren van gratis tot duizenden euro’s per jaar. Ook hier geld ‘goedkoop is vaak duurkoop’, een PMS is complex en goede en snelle support is ontzettend belangrijk. Weet dat sommige PMS-aanbieders slechts minimale ondersteuning bieden terwijl anderen volledige 24/7 klantenservice bieden.

Kunnen wij meedenken?

Veel aanbieders, mogelijkheden en prijzen. Het uitzoeken van een PMS kan een complex proces zijn, wij denken graag met je mee om zo de juiste keuze te maken. Neem vrijblijvend contact met ons op! Met onze kennis en contacten bij diverse PMS-aanbieders en integraties kunnen wij jou juist adviseren of begeleiden bij implementaties.